Představte si následující situaci: Vlastníte malou výrobní halu a dostanete poptávku na specifický produkt. Stanovíte si reálnou dobu, která uplyne od této poptávky do okamžiku předání hotového produktu, a začnete plánovat. Bude potřeba provést prvotní průzkum a studie, vypracovat detailní analýzu, odevzdat návrh ke schválení, vyrobit prototyp, otestovat jej, vyrobit finální produkt a předat jej zákazníkovi. Jak se v těchto činnostech neztratit a jak udržet jejich posloupnost? Může vám k tomu pomoci Ganttův diagram.
Historické okénko aneb Když Adamiecki a Gantt dělají totéž…
V roce 1896 sestrojil polský ekonom Karol Adamiecki takzvaný harmonogram, tedy plán posloupnosti činností v čase. Udělal ale tu chybu, že jej nepublikoval až do roku 1931. Navíc hovořil pouze polsky a rusky, tedy v jazycích tehdy málo populárních. A tak se stalo, že jej v roce 1910 předběhl americký strojní inženýr Henry Laurence Gantt, když publikoval svůj diagram.
Ačkoliv se dnes může Adamieckiho harmonogram, respektive Ganttův diagram zdát jako běžná forma grafického znázornění, ve své době byl tento nástroj považován za revoluční. Na Ganttovu počest je dnes za významný přínos na poli managementu a veřejné služby udělováno Vyznamenání Henryho Laurence Gantta.
Jak Ganttův diagram vypadá?
Ganttův diagram si nejlépe můžete představit jako tabulku. Ve sloupcích jsou časová pole rozdělená do jednotlivých úseků (dnů, týdnů, měsíců…), v řádcích pak jednotlivé činnosti, na které se člení celý projekt.
Každá aktivita je pak v diagramu znázorněna pruhem (blokem), jehož levý konec je v počátku trvání a pravý na jeho konci. Pro přehlednost se činnosti mohou sdružovat do skupin, které jsou v diagramu odlišeny barvami. V praxi se též můžete setkat se svislou čárou znázorňující aktuální datum nebo třeba postupným zabarvováním činností, které jsou již splněny.
Work breakdown structure jako nadstavba Ganttova diagramu
V rámci projektového řízení můžete narazit na dokument nazývaný jako work breakdown structure, zkráceně WBS. Obsahuje hierarchický rozklad jednotlivých částí projektu, jinými slovy jde o seznam všeho, co je potřeba udělat ke splnění cíle.
Má jít o pouhý přehled výstupů a výsledků, nikoliv akcí, které jsou k jejich splnění potřeba. Na rozdíl od Ganttova diagramu tak WBS neobsahuje ani časové údaje. Jednotlivé součásti WBS však často slouží právě jako základ pro výše zmíněné řádky diagramu.
Jak si Ganttův diagram vyrobit?
Jak jsme naznačili výše, vzhledem k tomu, že nejjednodušší formou Ganttova diagramu je tabulka, vystačíte si pro vytvoření základního harmonogramu s běžným tabulkovým procesorem. Mnohé z nich již v sobě obsahují přímo šablonu, která vám tvorbu diagramu usnadní.
Pro složitější harmonogramy pak můžete využít i specializovaný software. Ten umožňuje například přidávat do diagramu další informace, jako jsou náklady nebo alokované lidské zdroje.
A jak na Ganttův diagram v praxi? Základní radou je nezahlcovat harmonogram činnostmi. Pokud váš projekt obsahuje více než 30 jednotlivých částí, může být jeho zanesení do harmonogramu nepřehledné, zvláště pokud jsou jednotlivé části vzájemně provázány. Výsledný diagram by se měl ideálně vejít na jednu stránku papíru nebo obrazovku monitoru.
Pokud byste potřebovali s tvorbou Ganttova diagramu pomoci nebo pokud narazíte během plánování na nějakou obtíž, neváhejte se na mě obrátit. Rád vám pomohu.